¿ES USTED EFICAZ o SOLO EFICIENTE? *

La mayoría de las sugerencias en cuanto al uso del tiempo de gerenciamiento, reclama de los líderes el ser más eficientes. Tal vez usted lea constantes notas o artículos donde se le advierte que quizás se está perdiendo de conocer y utilizar alguna herramienta esencial para ahorrar tiempo. Es posible que usted reorganice su lista de e-mails y sus archivos electrónicos de datos todas las semanas de modo de poder encontrar rápidamente lo que necesita y dejar todo impecablemente clasificado.

¿Alguna vez se ha detenido a pensar y reflexionar sobre su gestión para identificar si está siendo eficaz o eficiente?

Lo primero a tener en cuenta es tener en claro la diferencia entre ser eficiente y ser efectivo o eficaz.
Ser eficiente significa exactamente el procesar o hacer las cosas rápidamente. P. ej.: Usted acciona sobre su lista de “tareas para hacer” de manera rápida y si alguien le da algo para hacer, usted elimina rápidamente los tiempos muertos o las pérdidas de tiempo que pueden aparecer en esa tarea.

Ser efectivo o eficaz significa saber elegir exactamente que hacer. De esta manera usted elimina las actividades en las que se derrocha el tiempo y las tareas que ocupan horas de trabajo que no agregan valor en el día a día.

De modo que ahora podemos volver a reformular la pregunta ¿Estoy siendo eficaz o eficiente? de una manera más dinámica: ¿Me estoy ocupando de algo que verdaderamente me interesa o simplemente ocupo mi tiempo con alguna tarea porque así debe ser?

Otra forma de observar este fenómeno es imaginar a la efectividad como si esta fuera un cuadro gigante. Si usted desea realmente ser eficaz, es necesario que comience a pensar cuáles son sus valores y que es lo que desea lograr en la vida. Este no es un trabajo sencillo, sin embargo es absolutamente esencial conformar este cuadro gigante reflexionando si quiere conseguir algo que realmente tenga un significado importante para usted.

La eficiencia -su eficiencia- se obtiene luego de haber hecho la tarea anteriormente mencionada.
P. ej.: Por más eficiente que sea su creatividad para organizar su colección de música en MP3 dentro de su PC, es posible que resulte totalmente ineficaz en cuanto a la contribución que hace para que usted consiga metas más grandes o profundas en su vida.
Es imprescindible que usted se concentre en ser eficiente al realizar las tareas que son de gran significado o importancia para usted.
Esto puede traducirse de la siguiente manera: usted puede descubrir un sistema que le permita ahorrar tiempo y energía para cuando trabaje en un proyecto nuevo que realmente le importe, le agregue valor a su vida.

INCREMENTANDO SU EFECTIVIDAD

Si decimos que ser eficaz es más importante que ser eficiente, ¿de qué forma podría usted incrementar su efectividad?
Una forma de comenzar es haciendo una lista de compromisos que usted tiene en su vida. Intente construirla dividiéndolos en categorías, como p. ej.: -Mi actual trabajo-, -Mis relaciones con familia / con amigos-, Mi comunidad/grupos o asociaciones en las que participo-, mi profesión o educación-, si es que los considera importantes para usted.

Si usted se parece a la mayoría de las personas, (incluyéndome a mi también), puede que se sorprenda o aún más, que se horrorice, de la cantidad de cosas en las que está inmerso.

No siempre es fácil decir “no” a otras personas, así como tampoco es fácil abandonar o renunciar a una actividad a la cual ya se comprometió. Algunas veces, sin embargo, usted se dará cuenta que para ser más eficaz no puede andar simplemente ofreciendo y activando su eficiencia por cualquier lado, usted debe permitir que algo nuevo aparezca.

Una manera certera de acercase a la efectividad es observar que cosas tienen valor para usted. ¿Qué es lo que más le importa o le interesa en la vida? (Tal vez aquí usted quiera hacer una lista con varias cosas). Pueden ser: su familia, su salud, su carrera profesional, el grupo religioso, su cuenta bancaria, su tiempo libre, su educación, o cualquier otra cosa que sea de su interés. No existen los temas “correctamente válidos”, cada uno tendrá sus diferencias y ellos impactarán en usted de manera diferente.

Uno de mis valores más altos es el de que mi trabajo “tenga significado” –deseo sentir que lo que realizo realmente importa en este mundo-. Cada vez que caigo en realizar alguna tarea donde me doy cuenta que intento ser más eficiente en hacer eso que no me interesa realmente o no me agrega ningún valor, me detengo, observo y reflexiono sobre cual es el “significado” que eso tiene para mi y para los demás. Así puedo decidir si continúo o cambio.

Como ejemplo, podemos observar a las personas que admiramos. No necesariamente ellas deben ser celebridades o gente famosa, podemos mirar a nuestros padres, profesores o maestros, amigos, colegas, mentores, etc. Pregúntese: ¿Cuál es la razón que me lleva a admirarlos? Posiblemente sea, no porque toman cualquier atajo en la vida y les va bien, sino porque viven de manera efectiva y su vida tiene significado, significa algo para los demás.

PRÁCTICA PERSONAL

Pregúntese:
¿De qué manera puede asegurarse que está siendo eficaz y no solamente eficiente?
¿Qué elementos tiene para focalizarse en el cuadro gigante del que hablamos al principio, en vez de dejarse envolver y llevar por el ajetreado día a día?

*Esta nota fue escrita el 27-04-2009 por Ali Hale.
Ali es una escritora profesional y “blogger”. Es estudiante de postgrado en “Creatividad para la escritura”. Para conectarse con ella escribir a ali@aliventures.com o entrar a su website en Aliventures
Dentro del artículo en Inglés, Ali menciona a su coach personal Tim Brownson, quien le facilitó el darse cuenta lo que a ella realmente le importa en la vida, de manera que pudo reconvertir su carrera “free lance” en algo más beneficioso y agradable.